Een e-invoicing oplossing selecteren - 7 tips

Veel bedrijven ervaren dat het lastig is om het selectieproces (RFP) voor een e-invoicing oplossing te bepalen. Dit is op zich te verklaren omdat het hier gaat om een nieuwe technologie met veel verschillende aanbieders en veel verschillende vormen. Tegelijk speelt er een algemeen probleem dat eigenlijk geldt voor alle nieuwe soorten van technologie die bedrijfsprocessen ondersteunen. Dit probleem is: hoe maak ik een RFP voor iets dat ik eigenlijk nog niet goed begrijp?

Wij kunnen u helpen om te begrijpen welke mogelijkheden er zijn, uw requirements te beschrijven en daarna gefundeerde keuzes te maken.

Hierbij alvast een aantal handzame adviezen.

1.       Koop ik software of services?
Er is een wezenlijk verschil tussen software en services. Bij software koopt u een licentie van een applicatie die u zelf moet inrichten en onderhouden, bij services neemt u een dienst af. Voordeel van het kopen van ‘software’ is dat u het zelf kunt inrichten en zelf in controle bent van wat u ermee doet, bij services besteed u een gedeelte van uw processen uit aan een derde partij, die hier dan ook voor verantwoordelijk is. Voor e-invoicing geldt dat u zich goed moet afvragen welke onderdelen van uw A/R en A/P processen u wel of niet tot uw eigen specialiteit beschouwd.

2.       Wat is het bereik van de oplossing?
E-invoicing betreft het verzenden of ontvangen van digitale facturen. Hierin hebben twee partijen een rol en die twee moeten dus op een of andere manier met elkaar in contact komen. U kunt uw facturen aanleveren bij derde partij, maar hoe gaan deze facturen bij uw klanten komen en kunnen uw klanten ze vervolgens dan ook verwerken? Op dit moment zijn er vele oplossingen die op een open of gesloten manier een netwerk van verzenders en ontvangers organiseren. Heeft u genoeg aan een e-invoicing ‘eiland’ of wilt u iedereen kunnen bereiken?

3.       Welke onderdelen vallen in scope?
In onze definitie valt het hele proces van opmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen binnen de definitie van e-invoicing. Echter, er zijn ook leveranciers die zich vooral richten op het scannen er herkennen (OCR) van faturen en dit als e-invoicing beschouwen. Alhoewel dit tot aanzienlijke besparingen kan leiden is dit wat anders dan het digitaliseren van processen tussen u en uw klanten/leveranciers.

4.       ‘Onboarding’ van leveranciers?
Hier is vaak de 80/20 regel van toepassing; 80% van uw facturen komt van 20% van uw leveranciers. Gaat u zich richten op deze 20% of zit de meeste winst in de 80%? Deze ‘long tail’ van leveranciers zal aanzienlijke moeite kosten om deze in zijn geheel te converteren. Wilt u dit  zelf gaan doen of zoekt u hulp?

5.       Bereidheid bij uw klanten en of leveranciers?
Uw klanten of leveranciers zijn essentieel voor het succes van uw e-invoicing project. Ze moeten kunnen maar ook vooral willen meedoen. Zijn deze partijen klaar voor een implementatie traject? Hoe gaat u ze overhalen? Verleiden is hierin altijd beter dan dwingen.

6.       Juridisch kader?
Bij facturatie spelen nogal wat juridische en/of BTW aspecten. Als verzender en ontvanger moet u zich overtuigen van authenticiteit en integriteit van de elektronische factuur. In een internationele omgeving is dit onderdeel een ‘must have’ en is veel verschil tussen locale wetgeving. Daarnaast wilt u wellicht ook gelijk een officieel goedgekeurd digitaal archief zodat u alle papierstromen zoveel mogelijk kunt vermijden.

7.       E-invoicing als driver voor e-Trade?
Het is de moeie waard om even stil te staan bij waar u verder nog papierstromen wilt of kunt verminderen. Facturatie is maar een onderdeel van de totale handelsstroom tussen u en uw business partners, bekijk uw requirements ook in brede zin.

Graag bespreek ik met u uw opmerkingen, vragen of reactie op bovenstaande adviezen.

Tonnis de Boer
Senior Consultant
Innopay
tonnis@innopay.com

 

Disclaimer: this article is inspired by blogs from www.Tradeshift.com and www.purchasinginsight.com

 

Share: email | LinkedIn

Related posts